Dokumentlenkung-Software: Dokumenttypen
Bevor mit dem erfassen von Dokumenten begonnen werden kann, sind die Dokumenttypen festzulegen, die in Ihrer Unternehmen benutzt werden, sowie die entsprechenden Verzeichnisstrukturen, unter denen freigegebenen Dokumente, Entwürfe und obsolete Dokumente gespeichert werden. Im Qualitätsmanagement typische Dokumenttypen sind zum Beispiel Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanleitungen.
Die nachfolgende Maske zeigt die Einträge, die bei der Erfassung der Dokumenttypen zu machen sind:
- Codes Group: Dies bezeichnet, daß Sie einen Dokumenttypen erstellen möchten.
- Code: Dies ist der Name des Dokumenttyps, z.B. Verfahrensanweisung oder Arbeitsanleitung
- Subdirectory Label: Geben Sie den Unterordner ein, unter dem all die Dokumente diesen Typs gespeichert werden.
- Auto-numbering, Prefix: Wenn Sie für diesen Typ eine automatische Numerierung wünschen, füllen Sie dies Feld mit dem gewünschten Präfix aus, den Sie benutzen möchten, z.B. SOP- für standard operating procedure.
- Turn on Auto-Numbering: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn Sie dem Präfix eine Nummer hinzufügen möchten. Wenn Sie diese Option gewählt haben, heißt ein neues Dokument z. B. SOP-003. Wenn Sie diese Option nicht wählen, lautet der Beginn der Dokumentnummer lediglich "SOP-" und Sie erfassen die Nummer manuell.
- Override Path for Released, Draft, Obsolete Directories: Wenn Sie eine Client/Server-Version benutzen, können Sie mit Hilfe dieser Variable lokal auf Ihrem PC speichern, z.B. eine Arbeitsanweisung, die nur an Ihrem Arbeitsplatz benötigt wird.
Korrespondierende Verzeichnisstrukturen
Sehen Sie ein Beispiel einer Verzeichnisstruktur für Verfahrensanweisungen (standard operating procedures) und Arbeitsanleitungen (work instructions):
Sehen Sie die identischen Einstellungen für freigegebene Dokumente (Released), Entwürfe (Draft) und obsolete Dokumente (Obsolete). Das bedeutet, daß, da wir zwei Dokumenttypen (\SOP\ und \WI\) haben, für jede ein Ordner unter den Hauptverzeichnissen Released\, Draft\ und Obsolete\ haben muß.
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