Dokumentlenkung-Software:
Dokumente hinzufügen
Um ein neues Dokument dem System hinzuzufügen, wählen Sie zunächst das Symbol Create/Edit Documents in System im Navigator. Die Datenerfassung zum neuen Dokument erfolgt in der Hauptdokumentenmaske.
Die Hauptdokumentenmaske besteht aus sieben Reitern, die die verschiedenen Stufen im Dokumentlebenszyklus ansprechen. Der erste Reiter heißt 'Document'.
Die folgenden Felder sind auszufüllen:
- Document Type: z.B., für die Verfahrensanweisung Standard Operation Procedure.
- Document Name and Number: Der Kurzname oder die Nummer für das Dokument. (Bedenken Sie, daß es die Möglichkeit des Präfixes und der automatischen Numerierung gibt.).
- Document Title: Der vollständige Titel des neuen Dokuments.
- Author/Owner:: Dies ist entweder der Autor des Dokuments oder der aktuelle Eigentümer.
- General Comments: Kurze Beschreibung, worum es im Dokument geht oder andere Notizen, die Sie machen möchten.
- Select Document File...: Klicken Sie hier, um eine Dokumentdatei einzubinden. Ein Auswahldialog hilft Ihnen bei der Suche des Entwurfs, den Sie bereits mit Hilfe einer Ihrer Anwendungen erstellt haben.
Liste der genehmigenden Personen und Dokumentänderungsanfrage (DCR) erstellen
Wählen Sie nun den zweiten Reiter der Hauptdokumentenmaske: Approvals.
Zur Erstellung der Liste der genehmigenden Personen, klicken Sie auf die Schaltfläche Modify Approval List..., um aus der Namensliste auszuwählen. Nachdem Sie die ausgewählten Namen bestätigt haben, erscheint ein Email-Dialog. Die Email informiert die genehmigenden Personen über einen Entwurf, der auf ihre Genehmigung wartete.
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