Dokumentlenkung-Software:
Dokumentänderungsanfrage prüfen
Dieser Schritt umfaßt die Prüfung der Änderungsanfrage für ein Dokument sowie
- die Übernahme oder Zurückweisung der Änderungsanfrage
- die Erstellung eines Dokumententwurfs
- die Anpassung der Liste der genehmigenden Personen (sofern erforderlich)
- die Erstellung einer Dokumentänderungsanfrage und Benachrichtigung der genehmigenden Personen.
Um diesen Prozeß zu beginnen, klicken Sie auf das Symbol Review of Proposed Changes / Create DCR im DOC9000-Navigator.
nach Auswahl eines Dokuments zur Prüfung sehen Sie die Details zum Dokument.
Übernahme oder Zurückweisung der Änderungsanfrage
Die erste Entscheidung, die Sie zu treffen haben, ist, welche Punkte der Änderungsanfrage Sie in die offizielle Dokumentänderungsanfrage (DCR) übernehmen möchten. Dann setzen Sie in der Mitte der Maske fort und klicken die Kästchen Incorporate into DCR oder the Reject Proposed Change.
Wenn Sie die Änderung übernehmen, passiert weiter nichts - natürlich wird der Punkt als in die Änderungsanfrage zu übernehmen markiert. Wenn Sie jedoch den Punkt zurückweisen, erscheint eine Dialogbox und fragt nach einer Begründung für die Zurückweisung. Eine Email wird an die die Änderung anfragende Person geschickt und benachrichtigt sie über die Zurückweisung.
Eine alternative Methode für die Übernahme der angefragten Punkte in die nächste Änderungsanfrage besteht im Anklicken der Schaltfläche Add All Changes to DCR… unten links in der Maske. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, erscheint ein Bestätigungsdialog.
Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche und übernehmen Sie alle Änderungen in die nächste Dokumentänderungsanfrage.
Erstellung eines Dokumententwurfs
Anmerkung: Der Benutzer von DOC9000 kann über die Reihenfolge der Aktivitäten im Dokumentänderungsprozeß entscheiden:
- Der Anwender kann einen Dokumententwurf erstellen, die entsprechenden Änderungen einarbeiten und dann die Änderungsanfrage zwecks Freigabe an die entprechenden Prüfer schicken, die dann Änderungsanfrage und Entwurf gemeinsam freigeben können - oder
- Der Anwender kann nur die Änderungsanfrage verteilen und, nachdem diese freigegeben worden ist, die entsprechenden Änderungen im Entwurf vornehmen.
Wir folgen hier der ersten Alternative. Die folgenden Schritte sind zu machen:
- Eingabe der Entwurfsversion.
- Kopieren des Dokuments vom Released-Ordner in den Draft-Ordner.
- Eingabe von Dateinamen und -erweiterung für den Dokumententwurf.
- Bearbeiten des Dokuments.
Der abschließende Schritt ist die Erstellung der Dokumentänderungsanfrage und ein Email an die für die Freigabe der Änderungsanfrage zuständigen Personen.
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