Dokumentlenkung-Software:
Neues Dokument erstellen und verteilen
Der letzte Schritt im Prozeß der Dokumentänderungsanfrage ist die Herausgabe der freigegebenen Version des neuen Dokuments und der Verschiebung der älteren Version in das Verzeichnis ungültiger Dokumente. Um den Prozeß zu starten, klicken Sie auf das Symbol Create and Distribute New Document im Navigator. Wählen das herauszugebende Dokument aus. Die folgende Maske zur Dokumentherausgabe erscheint.
In den meisten Fällen ist die Verteilerliste bei Herausgabe des Dokuments bereits gegeben. Wenn nicht oder wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Modify Distribution List….
Um das Dokument herauszugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Approve and Release…. Ein Dialog erscheint, um sicherzustellen, daß das Dokument wirklich herausgegeben werden soll. Der Dialog soll sicherstellen, daß Sie alle notwendigen Änderungen zum Entwurf vorgenommen haben, da dieser Entwurf nun zum neuen herausgegebenen Dokument wird. Wenn die Herausgabe für das Dokument bestätigt wird, erscheint die folgende Maske:
Eine kurze Beschreibung der Felder:
- Document Name/Number: Beachten Sie, daß Sie den Dokumentnamen/-nummer bei Bedarf ändern können.
- Released Revision/Old Revision: Für das aktuelle Dokument wird die alte herausgegebene Version angezeigt. Sie müssen die neue Versionsnummer für das Dokument manuell eintragen. Da Unternehmen so viele verschiedene Numerierungsmethoden für Versionen benutzen, haben wir es bei der manuellen Eingabe belassen.
- Document Title: Wiederum können Sie den Titel bei Bedarf ändern.
- Release Date: Entspricht dem aktuellen Datum, kann aber geändert werden.
- Enter New Document File Name: Dies entspricht dem Dateinamen des aktuell herausgegebenen Dokuments.
- Education Required for New Release: Klicken Sie das Kästchen an, wenn Sie nachvollziehen möchten, daß die Mitarbeiter auf der Verteilerliste das neue herausgegebene Dokument gelesen und verstanden haben.
Und das passiert hinter der Szene:
- Das aktuell herausgegebene Dokument wird in das Verzeichnis der ungültigen Dokumente verschoben.
- Der Dokumententwurf wir (mit Namensänderungen) in das Verzeichnis für herausgegebene Dokumente verschoben.
- Alle eingegebenen Dokumentinformationen werden der Hauptdokumentdatenbank hinzugefügt, damit sie auf der neuen Masterliste enthalten sind.
Abschließend wird an alle Personen auf der Verteilerliste eine Email geschickt, die sie informiert, daß eine neue Version herausgegeben worden ist.
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