Dokumentlenkung-Software:
Verteilung von Dokumenten
Die Hauptdokumentmaske enthält sieben Reiter. Zwei davon haben wir bereits in vorigen Abschnitt des Tutoriums kennengelernt: den Document-Reiter und den Approval-Reiter.
Der Distribution-Reiter wird benutzt, um alle Personen, die das Dokument von ihre Arbeit benötigen, aufzulisten. Zusammen mit der Schaltfläche Associate Documents with Department im Document-Reiter gibt Ihnen DOC9000 die Möglichkeit, klare Zuordnungen zu treffen. welche Funktionen welche Dokumente benötigen.
Eine kurze Erläuterung der Felder ...
- Modify Distribution List...: Wenn die Verteilerliste erstellt oder verändert werden soll, kann diese Schaltfläche gedrückt werden, um zur Auswahlliste zu gelangen und Personen in den Verteiler aufzunehmen.
- Edit Item for # Copies ...: Für den Fall, daß ausgedruckte Dokumente verteilt werden sollen und der Leiter mehr als eine Kopie erhalten soll (um diese an andere Mitarbeiter zu geben), ermöglicht diese Option die Vorhaltung solcher Informationen.
- Replace All with 'Hard Copy': Dies wird benutzt, um diejenigen Personen auf der Verteilerliste zu markieren, die ausgedruckte Kopien des herausgegebenen Dokuments erhalten sollen.
- Copy this List to Other Documents ...: Dieser Befehl ermöglicht Ihnen, eine Verteilerliste zu erstellen und dann für andere Dokumente zu kopieren, die die gleiche oder eine ähnliche Verteilerliste benutzen.
- Mark Selected Name...: Mit dieser Schaltfläche können Sie den gewählten Namen als das Dokument gelesen und verstanden habend markieren. Dies kann als Schulungsaufzeichnung verwendet werden , um Personen aufzuzeichnen, die das Dokument gelesen haben.
- Mark All...: Mit dieser Schaltfläche können Sie alle Namen als das Dokument gelesen und verstanden habend markieren.
- Email Distribution Notice: Mit dieser Option können Sie eine Email an Personen aus der Verteilerliste schicken.
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