PathMaker: Wissen in Managementprojekten

Arbeiten Sie in Managementprojekten?
Und haben Sie Managementmethoden für Ihr Projekt entwickelt?
Aber ist Ihr Managementprojekt auch wiederverwendbar?

PathMaker: Der allgemeine Ansatz

PathMaker ist eine Softwarelösung zum Planen, Durchführen und Steuern von Managementprojekten wie zum Beispiel strategische Planung, Performanceverbesserung, TQM, Balanced Scorecard und viele mehr. Das Zentrum in PathMaker bildet der Projektpfad. Der Projektpfad besteht aus einzelnen Projektschritten, die mit jeweils einem Werkzeug zur Ausführung des Schrittes verbunden sind. Weiter können Hyperlinks einbezogen und Dokumente angebunden werden. Schließlich können vom Projektpfad aus die Werkzeuge, aber auch Formulare, Slideshows oder Agenden gestartet werden. Um stets die Übersicht zu behalten können Projektschritte in Projektetappen gruppiert werden. In PathMaker werden all diese Informationen in einer einzigen Datei gespeichert.

PathMaker ermöglicht sowohl virtuelle Teams als auch virtuelle Projekte. Damit ist PathMaker in Hinblick auf die Bedürfnisse der Anwender sehr flexibel.

Nach dem großen Aufwand der Planung, Durchführung und Steuerung eines Managementprojekts wäre es Verschwendung, das während des Managementprojekts gesammelte Wissen ungenutzt zu lassen. In PathMaker können Sie Ihren Projektpfad als Vorlage speichern und für zukünftige Managementprojekte nutzbar machen.

PathMaker Software und Wissensmanagement: Information Center

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PathMaker Software und Wissensmanagement

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Welches Wissen sollte gesammelt werden?

Wissensmanagement geschieht in allen Organisationen, in denen es zumindest ein Ablagesystem gibt. Allerdings ist dies nicht immer ausreichend. Wissensmanagement konzentriert sich auf das Erfassen von Wissen, Verbesserung von Wissen zu einer Best Practice und der Wiederverwendung des Wissens. Indikatoren für das Erfassen von Wissen können sein:

Wert des Wissens: Sicherlich haben Sie eine Einschätzung des allgemeinen Wertes, der einem Prozeß oder Projekt zukommt. Umgekehrt lautet die Frage, welche Auswirkung der Verlust dieses Wissens hat. Kann es einfach und schnell wiedererlangt werden?
Wiederverwendbarkeit: Damit ist die Häufigkeit der Wiederverwendung gemeint. Wie oft wird der Prozeß bzw. das Projekt genutzt? Welches ist die Kritikalität für Qualität, Kosten und Zeitersparnis für die Organisation?
Verbesserung: Hat die Verbesserung eines Prozesses oder Projekts (dazu bedarf es des Wissens!) einen signifikanten Leverage-Effekt?

Phase 1: Entwurf eines Managementprojekts in PathMaker

Formal sind Managementprojekte sind einander recht ähnlich. Sie alle nutzen die selben Schritte, um ihrer Ziele zu erreichen. Deshalb macht es Sinn statt vieler nur ein einzige Software für die verschiedenen Managementprojekte zu nutzen.

PathMaker besitzt eine Reihe von Werkzeugen, um die Managementschritte erfolgreich durchzuführen. Fügen Sie diese Schritte mit ihren Werkzeugen auf dem Projektpfad zusammen und erstellen Sie Ihr eigenes Managementprojekt ganz nach Ihren Wünschen. PathMakers Werkzeuge sind:

Werkzeuge für kreatives Denken: Kreatives Denken ist der Prozeß der Innovation. Es führt neue, frische Ideen ein, um zukünftige Herausforderungen zu meistern. PathMakers Werkzeug für Brainstorming und Affinity-Diagramming kombiniert zwei wichtige kreative Prozesse in einem geteilten Fenster.
Werkzeuge für analytisches Denken: Analytisches Denken ist der Prozeß der Verfeinerung des Verständnisses einer bestimmten Situation oder eines bestimmten Prozesses. Es hilft beim Blick in die Details und eröffnet Einblicke in bisher unbekannte Aspekte. Nutzen Sie Ursache und Wirkung-Diagramme, Flowcharts, Baumdiagramme und Formular-Designer um für Ihr Projekt spezifische Formulare zu erstellen.
Werkzeuge für bessere Entscheidungen: Im Geschäftsleben geht es um das Treffen von Entscheidungen, d.h. Sie wählen Ihren Favoriten, indem Sie weniger optimale Optionen ausschließen. PathMaker macht das Treffen von Entscheidungen viel einfacher. Werkzeuge für die Entscheidungsfindung sind: Force Field-Analyse und Consensus Builder.
Werkzeuge zur Analyse, Überwachung und Erfassung von Daten: PathMakers Data Analyst hilft Ihnen bei der Integration von Prozeßdaten mit Management- und Planungstools. Das an sich ist ungewöhnlich. Der Data Analyst bietet Innovationen, die es auch einem Nicht-Statistiker ermöglichen, nützliche, präzise und professionelle Diagramme zu erstellen. Mit allen Statistiken, die für Sie gemacht werden. Der Data Analyst enthält vordefinierte Diagramme.
Werkzeuge für effektive Meetings: Sie können Teammeetings direkt auf dem Projektpfad planen, indem Sie die Meetingklammern plazieren und auf die Schritte ausdehnen, die das Meeting abdecken soll. Wenn Sie dies machen, wird automatisch eine Agenda erstellt, die die vorgesehenen Schritte sowie eine Liste der Teilnehmer enthält.
Werkzeuge für Just-in-Time-Learning: Eines der klassischen Probleme das Qualitätstrainings ist die Verzögerung zwischen Training und Anwendung. Es funktioniert nicht, einen Mitarbeiter in der Theorie des Qualitätsmanagements zu unterrichten und dann sechs Monate passieren zu lassen, bevor dieser Mitarbeiter in ein Prozeßverbesserungsprozeß einbezogen wird. Jeder und insbesondere erwachsene Menschen sind ungeduldig, wenn sie etwas lernen, das sie nicht selbst gleich auch anwenden können. Zudem ist die Halbwertzeit von Wissen sehr kurz, wenn es nicht durch die Anwendung zementiert wird. PathMaker beschränkt sich nicht nur auf Tools. Es unterrichtet und kombiniert Lernen durch Anwendung.

Ausschnitt eines Projektpfades für die Balanced Scorecard

Phase 2: Durchführung eines Managementprojekts in PathMaker

Natürlich laufen beide Phasen (Planung und Durchführung) häufig nebeneinander und nicht nacheinander ab. Das Ausführen eines Projektschritts in PathMaker ist sehr einfach, da Sie lediglich die Schaltfläche auf dem Projektpfad benutzen müssen, um das zugehörige Werkzeug zu starten.

Phase 3: Lernen vom Managementprojekt

Nachdem ein Projektschritt, eine Projektetappe oder auch das ganze Projekt abgeschlossen ist, können Sie die Schlußfolgerungen ziehen, um den Projektpfad weiter zu verbessern. Schritt für Schritt arbeiten Sie voran zu einer Best Practice. Diese Best Practice ist Ihr transformierter Projektpfad. Und er ist für das nächste Managementprojekt wiederverwendbar. Das nachfolgende Projektteam wird nicht bei Null anfangen müssen, sondern auf das in früheren Projekten erworbene Wissen aufbauen. Das spart Zeit und Budget - und führt zu einer deutlichen Qualitätsverbesserung.

PathMaker unterstützt die Verwendung von Vorlagen. Was gibt es für das Management besseres, als Projektschritte, Werkzeuge, Links zu Dokumenten unmittelbar zur Verfügung zu haben. Eine Vorlage in PathMaker ist wesentlich werthaltiger als die üblichen Dokumentationen im Qualitätshandbuch oder Flowcharts.

Phase 3 ist die Phase des Erfassens von Wissen, Transformation des Wissens in eine Best Practice und Bereitstellung zur Wiederverwendung.